Gestion des utilisateurs Infomaniak : les accès et les e-mails sans s’y perdre

Pourquoi faut-il parfois une adresse e-mail pour accéder à une autre ? Et pourquoi le mot de passe Infomaniak ne fonctionne-t-il pas toujours dans Outlook ?

Démêlons les comptes, les adresses et les accès, sans se perdre dans les réglages.

1. Pourquoi Infomaniak me demande une adresse e-mail pour accéder à une autre adresse e-mail ?

Pour utiliser Infomaniak Mail, vous vous connectez d’abord à votre compte Infomaniak. Comme identifiant, ce compte utilise une adresse e-mail : par exemple, votre adresse privée prenom@gmail.com.

Une fois connecté, vous pouvez consulter les messages de prenom@entreprise.ch, si votre compte a été autorisé à utiliser cette adresse.

Vous avez donc deux adresses avec deux rôles :

• prenom@gmail.com est l’identifiant de votre compte Infomaniak : il sert à vous connecter.
• prenom@entreprise.ch est l’adresse e-mail que vous consultez : c’est elle qui reçoit et envoie les messages professionnels.

Ces deux adresses peuvent aussi être identiques. Par exemple, vous pouvez utiliser prenom@entreprise.ch comme identifiant de votre compte Infomaniak et comme adresse pour vos messages. Les rôles restent les mêmes : l’un sert à vous connecter, l’autre à envoyer et recevoir des e-mails.

Créer une adresse e-mail ou inviter un utilisateur ?

Pourquoi pas les deux ? Infomaniak peut vous proposer de choisir qui utilisera une nouvelle adresse pendant sa création. À l’inverse, selon votre offre, vous pouvez aussi créer une adresse lorsque vous invitez une personne.

L’important est de savoir quelle adresse utiliser pour l’invitation : la personne peut déjà avoir un compte Infomaniak, ou être invitée à en créer un.

Inviter avec une adresse personnelle ou professionnelle ?

Lorsqu’Infomaniak vous demande quelle adresse utiliser pour inviter une personne, deux choix sont possibles : son adresse personnelle ou son adresse professionnelle, éventuellement créée en même temps. Cette adresse peut servir d’identifiant pour son compte Infomaniak.

Nous recommandons d’inviter la personne avec son adresse personnelle. Son compte reste ainsi lié à elle : elle peut l’utiliser pour accéder aux services de plusieurs entreprises, sans dépendre d’une adresse professionnelle qui pourrait être désactivée lors de son départ.

L’entreprise garde la maîtrise de ses services : elle choisit les accès accordés à chaque personne et peut les retirer en fin de collaboration. L’adresse professionnelle reste, elle, disponible pour les échanges de l’entreprise.

Pour les étapes détaillées, consultez les guides Infomaniak : ajouter un utilisateur à une organisation ou créer une adresse e-mail.

2. Configuration Outlook et Apple Mail : quel mot de passe utiliser ?

Pour utiliser votre adresse e-mail dans Outlook, Apple Mail ou un autre logiciel, il faut un mot de passe d’appareil. Il est distinct du mot de passe de votre compte Infomaniak, même si vous utilisez la même adresse e-mail.

L’assistant de configuration Infomaniak vous aide à créer ce mot de passe et à configurer votre logiciel.

Le terme « appareil » ne désigne pas seulement un ordinateur ou un téléphone : il peut aussi correspondre à un logiciel, par exemple un outil de facturation qui envoie des e-mails. C’est dans l’onglet Appareils connectés que l’on retrouve ces accès.

L’intérêt est de pouvoir créer des mots de passe distincts et retirer l’accès d’un appareil sans déconnecter tous les autres.

Ajouter un appareil et créer un mot de passe mail : le guide Infomaniak.

En résumé

Pour Infomaniak Mail, vous vous connectez avec votre compte Infomaniak. Pour Outlook, Apple Mail ou un autre logiciel, vous utilisez l’adresse e-mail et un mot de passe d’appareil. Même si l’adresse est identique, il s’agit de deux connexions distinctes.

Besoin d’un coup de main pour remettre de l’ordre dans vos comptes, vos adresses ou vos droits ? Pyxa peut vous aider à y voir plus clair.