- Ein Infomaniak-Benutzer und eine E-Mail-Adresse sind zwei verschiedene Dinge: der eine greift auf die Konsole zu, die andere ist ein Posteingang.
- Ein einziger Benutzer kann mehrere Infomaniak-Konten verwalten, was für Freiberufler oder Mehrfachstrukturen praktisch ist.
- Das Erstellen einer E-Mail-Adresse erzeugt keinen Benutzerzugang: Dieser muss separat konfiguriert werden.
- Es wird empfohlen, eine persönliche Adresse für die Einrichtung des Benutzerkontos zu verwenden, um die Kontrolle über das Konto zu behalten.
- Infomaniak ermöglicht es, jedem Nutzer einen eingeschränkten Zugang zu gewähren, ohne das gesamte Konto zu teilen.
Benutzerverwaltung Infomaniak, Zen-Version
In einer Welt, in der die Verwaltung unserer E-Mails von entscheidender Bedeutung ist, wird das Einloggen in Ihr Infomaniak-Webmail zu einem entscheidenden Schritt im Alltag. Ob Sie nun ein Geschäftsmann sind, der eine reibungslose Kommunikation sucht, oder ein normaler Benutzer, der organisiert bleiben möchte, dieser umfassende Leitfaden ist für Sie bestimmt.
Infomaniak ist eine leistungsstarke Plattform, aber ihre Logik kann manchmal verwirrend sein. Es ist nicht ungewöhnlich, die Erstellung einer E-Mail-Adresse mit der eines Benutzers zu verwechseln oder sich zu fragen, wie Sie einem Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Infomaniak-Konsole geben können, ohne alles zu teilen. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, klar zu verstehen, wie die Verwaltung von Benutzern, Zugängen und E-Mails in Infomaniak funktioniert – ohne unnötigen Jargon, mit einfachen und konkreten Erklärungen.
Das Ziel ist es, Ihnen Zeit zu sparen, typische Fehler zu vermeiden und Ihnen zu ermöglichen, die angebotenen Werkzeuge für ein effizientes und sicheres Kommunikationsmanagement voll auszunutzen.
1. Benutzerkonto vs. E-Mail-Adresse: zwei verschiedene Dinge
Bei Infomaniak ist es wichtig zu verstehen, dass ein Benutzerkonto und eine E-Mail-Adresse zwei verschiedene Dinge sind:
- Ein Infomaniak-Benutzer ist eine Person mit einem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und einem Passwort, die sich in die Administrationsschnittstelle (die Administrationskonsole) einloggen kann.
- Eine Infomaniak-E-Mail-Adresse ist ein Posteingang, wie
contact@votredomaine.ch, der von einem oder mehreren Nutzern verwendet werden kann.
Diese Unterscheidung ermöglicht mehr Sicherheit und Flexibilität: Sie können verwalten, wer auf was zugreift, ohne Passwörter zu teilen.
2. Ein einzelner Nutzer kann auf mehrere Infomaniak-Konten zugreifen.
Ein weiterer Punkt, der oft übersehen wird, ist, dass ein Benutzer mit einer einzigen Benutzerkennung auf mehrere Infomaniak-Konten/Organisationen zugreifen kann. Beispielsweise kann eine Person :
- Ein eigenes Konto für sein Unternehmen
- Das Konto eines Vereins
- E-Mail-Zugang von einem anderen Projekt auf einer anderen Domain
Dies ermöglicht es, den Zugriff auf die Infomaniak-Konsole zu zentralisieren, ohne sich ständig ab- und wieder anmelden zu müssen. Dies ist auch sehr nützlich für Buchhalter, Freiberufler oder Manager von mehreren Einheiten.
3. Muss ich mein Benutzerkonto mit einer privaten oder geschäftlichen E-Mail-Adresse einrichten?
Dies ist eine häufige Frage, insbesondere bei der erstmaligen Einrichtung eines Infomaniak-Kontos. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Wenn Sie ein Benutzerkonto mit Ihrem Privatadresse (z. B. Vorname) nom.nom@gmail.com), können Sie weiterhin auf alle Dienste zugreifen, auch wenn Ihre Geschäftsadresse nicht mehr existiert oder Sie Ihre Organisation wechseln.
- Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden (z.B. contact@entreprise.ch), mag dies logischer erscheinen, aber Vorsicht: Wenn diese Mailbox gelöscht wird oder nicht mehr zugänglich ist (z.B. Wechsel des Mitarbeiters), kann es sein, dass Sie den Zugang verlieren oder zusätzliche Schritte unternehmen müssen.
Empfehlung: Erstellen Sie Ihr Benutzerkonto mit Ihrer persönlichen Adresse, um einen dauerhaften Zugriff zu gewährleisten, und nutzen Sie die Zugriffsrechte, um die Produkte Ihres Unternehmens zu verwalten. Dies verhindert auch, dass Sie Login-Identität und operative Boxen vermischen.
4. Das Erstellen einer E-Mail-Adresse fügt einen Nutzer nicht automatisch hinzu.
Dies ist der Punkt, an dem viele irren: Das Einrichten einer Adresse prenom@entreprise.ch schafft nicht automatisch einen Benutzer, der auf diese Adresse zugreifen kann. Sie müssen dann :
- oder der Person die SMTP/IMAP-IDs zur Verfügung stellen, damit sie ihre Mailbox in einem Client (z.B. Outlook) konfigurieren kann.
- Entweder diese Person als Infomaniak-Benutzer hinzufügen, mit eingeschränktem Zugriff nur auf die betreffende E-Mail über Infomaniak Webmail oder den Manager
Bitte beachten Sie
Der Zugriff auf eine Mailbox über einen E-Mail-Client (SMTP/IMAP) erfordert kein Infomaniak-Benutzerkonto, sondern nur das für diese Mailbox festgelegte Passwort. Für den Zugriff auf die Managementkonsole (Manager) ist jedoch ein Benutzerkonto erforderlich.
5. Konkretes Beispiel: Warum Infomaniak so funktioniert
Nehmen wir einen einfachen Fall an. Sophie erstellt die Adresse contact@monentreprise.ch für die Kundenverwaltung. Sie möchte, dass Lucie, ihre Assistentin, auf ihre E-Mails antwortet. Aber sie will ihr Passwort nicht herausgeben und ihr keinen Zugriff auf ihre gesamte Infomaniak-Konsole gewähren.
Die Lösung?
- Erstellen Sie die Box
contact@... - Fügen Sie Lucie als Infomaniak-Benutzer hinzu.
- Ihm nur Zugang zu dieser Mailbox geben
So kann sich Lucie mit der Mail-Schnittstelle verbinden oder einen Client wie Outlook verwenden, aber sie wird die anderen Dienste (Website, Domain, Rechnungsstellung…) nicht sehen.
Genau dafür hat Infomaniak dieses System entwickelt: Trennung der E-Mailbox (der Behälter), des Benutzers (der Zugangsschlüssel) und der technischen Zugänge SMTP/IMAP (die Nutzung in einem Client).
6. Wie fügt man einen Benutzer zu Infomaniak hinzu?
Hier sind die einfachen Schritte, um einem Infomaniak-Nutzer Zugriff auf Ihre Infomaniak-Konsole zu geben:
- Melden Sie sich mit Ihrem Hauptkonto beim Manager an
- Gehen Sie zu Benutzerverwaltung
- Klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wählen Sie die Zugriffsrechte: E-Mail, Website, Domains, Rechnungsstellung…
- Die Person erhält eine Einladung per E-Mail und hat nur Zugriff auf das, was Sie festgelegt haben.
Sie können die Rechte jederzeit zurückziehen oder ändern.
7. Gute Praktiken für eine klare und sichere Verwaltung
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten niemals weiter
- Erstellen Sie einen Benutzer für jede Person, die Zugang benötigt.
- Geben Sie nur die notwendigen Rechte
- Löschen Sie den Zugang, wenn eine Zusammenarbeit endet.
- Zentralisieren Sie den Zugriff auf ein Masterkonto (Ihr eigenes).
8. Was ist, wenn Sie mehrere Adressen für eine Box haben?
Sie können Aliasnamen erstellen (z.B. hello@, info@, contact@), die alle auf dieselbe Box weiterleiten. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Einstiegspunkte haben möchten, aber nur eine Box verwalten wollen.
Achtung
Ein Alias ist keine separate Box und kann nicht einzeln aufgerufen werden.
Schlussfolgerung
Wenn Sie die Logik zwischen E-Mail-Postfach, Benutzerkonto und Zugriffsrechten verstehen, können Sie häufige Fehler vermeiden und, was noch wichtiger ist, sicherer und professioneller zusammenarbeiten. Mit Infomaniak haben Sie ein leistungsstarkes Werkzeug in der Hand – Sie müssen es nur richtig konfigurieren.
Benötigen Sie Unterstützung, um Ihre Zugänge besser zu organisieren, Ihre E-Mails zu migrieren oder Ihre Rechte zu konfigurieren? Pyxa kann Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, ohne dass Sie sich den Kopf zerbrechen müssen.
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