Gestion utilisateurs Infomaniak, les accès et les e-mails sans s’y perdre

Dans un monde où la gestion de nos emails est essentielle, se connecter à votre webmail Infomaniak devient une étape cruciale au quotidien. Que vous soyez un professionnel en quête d’une communication fluide ou un utilisateur lambda souhaitant rester organisé, ce guide complet est fait pour vous.

Infomaniak est une plateforme puissante, mais sa logique peut parfois déconcerter. Il n’est pas rare de confondre la création d’une adresse e-mail avec celle d’un utilisateur, ou de se demander comment donner accès à votre console Infomaniak à un collaborateur sans tout partager. Dans cet article, nous vous aidons à comprendre clairement comment fonctionne la gestion des utilisateurs, des accès et des e-mails sur Infomaniak — sans jargon inutile, avec des explications simples et concrètes.

L’objectif : vous faire gagner du temps, éviter les erreurs classiques, et vous permettre de tirer pleinement parti des outils proposés pour une gestion efficace et sereine de vos communications.

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Chez Infomaniak, il est essentiel de comprendre qu’un compte utilisateur et une adresse e-mail sont deux choses différentes :

• Un utilisateur Infomaniak est une personne avec un identifiant (adresse email) et un mot de passe qui peut se connecter à l’interface d’administration (la console d’administration).
• Une adresse e-mail Infomaniak est une boîte de réception, comme contact@votredomaine.ch, qui peut être utilisée par un ou plusieurs utilisateurs.

Cette distinction permet d’avoir plus de sécurité et de flexibilité : on peut gérer qui accède à quoi, sans partager des mots de passe.

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Un autre point souvent méconnu : un utilisateur peut accéder à plusieurs comptes/organisations Infomaniak avec un seul identifiant. Par exemple, une personne peut gérer :

• Son propre compte pour son entreprise
• Le compte d’une association
• L’accès email d’un autre projet sur un domaine différent

Cela permet de centraliser les accès dans la console Infomaniak sans devoir se déconnecter/reconnecter tout le temps. C’est aussi très utile pour les comptables, les freelances, ou les dirigeants de plusieurs entités.

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C’est une question fréquente, surtout lors de la création initiale du compte Infomaniak. Voici quelques points à considérer :

• Si vous créez un compte utilisateur avec votre adresse privée (ex. prénom.nom@gmail.com), vous pourrez continuer à accéder à tous les services, même si votre adresse professionnelle n’existe plus ou si vous changez d’organisation.
• Si vous utilisez une adresse e-mail professionnelle (ex. contact@entreprise.ch), cela peut sembler plus logique, mais attention : si cette boîte est supprimée ou inaccessible (ex. : changement de collaborateur), vous risquez de perdre l’accès ou devoir faire des démarches supplémentaires.

Recommandation : créez votre compte utilisateur avec votre adresse personnelle pour assurer un accès durable, et utilisez les droits d’accès pour gérer les produits de votre entreprise. Cela vous évite aussi de mélanger identité de connexion et boîtes opérationnelles.

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C’est là que beaucoup se trompent : créer une adresse prenom@entreprise.ch ne crée pas automatiquement un utilisateur capable d’y accéder. Vous devez ensuite :

• Soit fournir les identifiants SMTP/IMAP à la personne pour qu’elle configure sa boîte mail dans un client (ex. Outlook)
• Soit ajouter cette personne comme utilisateur Infomaniak, avec un accès restreint uniquement à l’e-mail concerné via le Webmail Infomaniak ou le Manager

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Prenons un cas simple. Sophie crée l’adresse contact@monentreprise.ch pour la gestion client. Elle souhaite que Lucie, son assistante, réponde aux mails. Mais elle ne veut pas donner son mot de passe ni lui donner accès à toute sa console Infomaniak.

La solution ?

• Créer la boîte contact@...
• Ajouter Lucie comme utilisateur Infomaniak
• Lui donner accès uniquement à cette boîte mail

Ainsi, Lucie peut se connecter à l’interface mail ou utiliser un client comme Outlook, mais elle ne verra pas les autres services (site web, domaine, facturation…).

C’est exactement pour cela qu’Infomaniak a conçu ce système : séparer la boîte e-mail (le contenant), l’utilisateur (la clé d’accès) et les accès techniques SMTP/IMAP (l’utilisation dans un client).

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Voici les étapes simples pour donner accès à votre console infomaniak à un utilisateur Infomaniak :

1. Connectez-vous au Manager avec votre compte principal
2. Allez dans Gestion des utilisateurs
3. Cliquez sur « Ajouter un utilisateur »
4. Entrez l’adresse e-mail de la personne
5. Choisissez les droits d’accès : email, site, domaines, facturation…
6. La personne reçoit une invitation par mail et accède uniquement à ce que vous avez défini

Vous pouvez retirer ou modifier les droits à tout moment.

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• Ne partagez jamais vos identifiants
• Créez un utilisateur par personne ayant besoin d’accès
• Ne donnez que les droits nécessaires
• Supprimez les accès quand une collaboration prend fin
• Centralisez les accès dans un compte maître (le vôtre)

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Vous pouvez créer des alias (ex. : hello@, info@, contact@) qui redirigent tous vers la même boîte. C’est utile si vous voulez plusieurs points d’entrée mais une seule boîte à gérer.

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Comprendre la logique entre boîte e-mail, compte utilisateur et droits d’accès vous évite des erreurs courantes, et surtout, vous permet de collaborer de manière plus sécurisée et professionnelle. Avec Infomaniak, vous avez un outil puissant entre les mains — encore faut-il bien le configurer.

Besoin d’un accompagnement pour mieux organiser vos accès, migrer vos e-mails ou configurer vos droits ? Pyxa peut vous aider à y voir clair, sans prise de tête.